Na podstawie art. 40 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2000 r. Nr 100, poz. 1086 i Nr 120, poz. 1268) zarządza się, co następuje:
Rozporządzenie określa szczegółowy sposób klasyfikowania i kwalifikowania materiałów przeznaczonych do wyłączenia z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, a także sposób ich porządkowania i tryb wyłączania z zasobu, uwzględniając przydatność użytkową w zakresie geodezji i kartografii oraz posiadaną wartość historyczną.
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) klasyfikacji materiałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego - należy przez to rozumieć podział tematyczny materiałów według grup asortymentowych, określonych odrębnymi przepisami,
2) kwalifikacji materiałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego - należy przez to rozumieć odpowiednie kategorie archiwalne materiałów, o których mowa w § 3 i 4,
3) teczce - należy przez to rozumieć także zeszyt, oprawiony operat techniczny lub rejestr, tekę mapową, pudełko ze zbiorem komputerowych nośników informacji lub mikrofilmów. W przypadku gdy nośniki komputerowe dotyczą jednego tematu, mogą być zewidencjonowane jako jedna pozycja z zaznaczeniem liczby dyskietek lub innych nośników. Jeśli wystąpią nośniki wielotematyczne, należy odrębnie zewidencjonować każdy z nośników.
Materiały wyłączane z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego kwalifikuje się do następujących kategorii archiwalnych:
1) materiały archiwalne przechowywane wieczyście,
2) dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu.
1. Kategorie archiwalne oznacza się następującymi symbolami:
1) symbolem "A" - materiały archiwalne,
2) symbolem "B" - dokumentacja niearchiwalna:
a) podlegająca brakowaniu, oznaczona symbolem "BC",
b) podlegająca ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na szczególne znaczenie, treść i charakter, oznaczona symbolem "BE".
2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b), w wyniku ekspertyzy może być przekwalifikowana z kategorii "B" do kategorii "A".
Sposób klasyfikowania materiałów według grup asortymentowych i podział, w ramach grup, na zespoły tematyczne, a także sposób kwalifikowania według kategorii archiwalnych w podziale na zasób centralny, wojewódzki i powiatowy, określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.
Sposób przekazywania materiałów archiwalnych kategorii "A" wyłączonych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego do właściwego archiwum państwowego oraz sposób brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" regulują odrębne przepisy.
1. Materiały archiwalne państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zwane dalej "materiałami archiwalnymi", przed przekazaniem do właściwego archiwum państwowego podlegają uporządkowaniu.
2. Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych rozumie się chronologiczne ułożenie dokumentów w teczkach według numerów ewidencyjnych nadanych przy przyjmowaniu materiałów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, a w przypadku map wieloarkuszowych - usystematyzowanie według numerów arkuszy, ich opisanie, nadanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczenie.
3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce:
1) nazwy jednostki organizacyjnej przekazującej materiały, u góry teczki,
2) symbolu klasyfikacji wpisanego w lewym górnym rogu,
3) symbolu kwalifikacji wpisanego w prawnym górnym rogu,
4) tytułu teczki,
5) rocznych dat krańcowych - najwcześniejszych i najpóźniejszych,
6) numeru teczki wynikającego z kolejności w spisie materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, wpisanego w lewym dolnym rogu,
7) wykazu zawartości teczki, umieszczonego na wewnętrznej stronie teczki.
4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie z kolejnością ustaloną w załączniku nr 1.
5. Materiały archiwalne zabezpiecza się technicznie przez:
1) umieszczenie ich w odpowiednich opakowaniach chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym,
2) opakowanie w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej oraz numerami teczek.
6. Przed przekazaniem do archiwum państwowego materiały archiwalne ujmuje się w spisie materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.
7. Wzór spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.
Materiały archiwalne sporządzone przy użyciu techniki cyfrowej przekazuje się do właściwego archiwum państwowego na nośnikach informatycznych gwarantujących niezmienność i trwałość zapisu, umożliwiających bezpośredni odczyt w archiwum państwowym, lub w formie wydruku wysokiej jakości gwarantującego wieczyste przechowywanie w archiwum państwowym.
1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 3 pkt 2, oznaczona symbolem "BE", ujmowana jest w spisie sporządzonym według wzoru, o którym mowa w § 7 ust. 7, który przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu w celu wykonania ekspertyzy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b).
2. O wyniku ekspertyzy archiwum państwowe zawiadamia właściwego dysponenta państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w terminie 30 dni od daty doręczenia spisu.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
