AKT ARCHIWALNY - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 września 2012 r. w sprawie trybu i warunków postępowania firm inwestycyjnych, banków, o których mowa w art. 70 ust. 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, oraz banków powierniczych

1. Firma inwestycyjna, z zastrzeżeniem § 99, przechowuje i archiwizuje, przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym sporządzono lub otrzymano, dokumenty związane ze świadczeniem usług maklerskich, a w szczególności:
1) formularze złożonych przez klientów zleceń, zapisów i dyspozycji;
2) zawarte z klientami umowy o świadczenie usług maklerskich;
3) inne niż wskazane w pkt 2 umowy związane ze świadczonymi przez firmę inwestycyjną usługami maklerskimi;
4) dokumenty udzielonych pełnomocnictw;
5) inne niż wskazane w pkt 1-4 dokumenty zawierające oświadczenia woli lub wiedzy klienta lub potencjalnego klienta;
6) kopie sporządzanych przez firmę inwestycyjną dokumentów zawierających wymagane przepisami rozporządzenia informacje dla klienta lub potencjalnego klienta;
7) potwierdzenia zawartych transakcji;
8) rejestry sesji;
9) dokumenty zawierające informacje, które były podstawą decyzji firmy inwestycyjnej o uznaniu danego sposobu wykonania zlecenia za najbardziej korzystny z punktu widzenia klienta;
10) kopie świadectw depozytowych;
11) umowy i wszelkie inne dokumenty związane z prowadzeniem rachunków oraz dokonywaniem rozliczeń;
12) kopie raportów związanych z wykonywaniem umowy o świadczenie usług maklerskich.
2. Firma inwestycyjna świadcząca usługi zarządzania portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych, lub doradztwa inwestycyjnego, z zastrzeżeniem § 99, przechowuje i archiwizuje, przez okres 5 lat od dnia sporządzenia lub otrzymania, dokumenty związane ze świadczeniem tych usług, a w szczególności zawarte umowy, dokumenty udzielonych pełnomocnictw oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli lub wiedzy klienta lub potencjalnego klienta, formularze wystawionych zleceń, dokumenty zawierające sporządzone analizy lub rekomendacje, jak również dokumenty zawierające opracowane przez firmę inwestycyjną strategie inwestycyjne oraz dokumenty zawierające informacje, które stanowiły podstawę opracowania tych strategii.
3. Firma inwestycyjna organizująca alternatywny system obrotu przechowuje i archiwizuje, przez okres 5 lat od dnia sporządzenia lub otrzymania, dokumenty związane z organizowaniem tego systemu, w tym w szczególności zawarte umowy o uczestnictwo w tym systemie, dokumenty związane z dopuszczaniem instrumentów finansowych do obrotu w tym systemie oraz dokumenty zawierające informacje, które firma inwestycyjna obowiązana jest upowszechniać zgodnie z wymogami rozporządzenia.
4. Firma inwestycyjna, która wykonuje zlecenia w sposób, o którym mowa w art. 73 wykonywanie zleceń nabycia lub zbycia instrumentów finansowych ust. 2 ustawy, przechowuje i archiwizuje, przez okres 5 lat od dnia sporządzenia lub otrzymania, dokumenty związane z tą usługą, w tym w szczególności dokumenty zawierające informacje, które firma inwestycyjna obowiązana jest upowszechniać zgodnie z wymogami określonymi w art. 74 uchylony ustawy.
5. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1-3, dotyczy również związanych ze świadczonymi usługami maklerskimi:
1) informacji przekazywanych lub otrzymywanych przez firmę inwestycyjną za pośrednictwem telefonu, telefaksu, modemu lub innych urządzeń technicznych oraz
2) dokumentów sporządzonych lub odebranych przez firmę inwestycyjną za pomocą elektronicznych nośników informacji.
6. Dokumenty określone w ust. 1-4 powinny być przechowywane na takim nośniku informacji, na jakim zostały sporządzone lub otrzymane przez firmę inwestycyjną, z zastrzeżeniem ust. 7.
7. Dokumenty sporządzone lub otrzymane przez firmę inwestycyjną za pomocą elektronicznych nośników informacji powinny być przechowywane na nośnikach elektronicznych o charakterze trwałym, umożliwiających odczytanie treści informacji zawartych w tych dokumentach przez cały okres ich przechowywania, przy czym w odniesieniu do dokumentów przekazywanych przez firmę inwestycyjną klientowi (w dowolnej formie) powinny być one tożsame z dokumentami przechowywanymi na nośnikach elektronicznych.
8. Zagraniczna firma inwestycyjna, prowadząca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność maklerską bez otwierania oddziału, przechowuje i archiwizuje, przez okres 5 lat od dnia sporządzenia lub otrzymania, zawarte z klientami umowy o świadczenie usług maklerskich i inne umowy związane ze świadczonymi przez zagraniczną firmę inwestycyjną usługami maklerskimi, dokumenty udzielonych pełnomocnictw, inne dokumenty zawierające oświadczenia woli lub wiedzy klienta lub potencjalnego klienta oraz kopie sporządzonych przez zagraniczną firmę inwestycyjną dokumentów zawierających wymagane przepisami rozporządzenia informacje dla klienta lub potencjalnego klienta. Przepisu ust. 1 nie stosuje się.

1. Dokumenty oraz inne nośniki informacji zawierające dane, które firma inwestycyjna ma obowiązek przechowywać i archiwizować zgodnie z § 95, powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych oraz umożliwiający kontrolę dostępu do nich, zapewniającą możliwość jej prześledzenia wraz z historią modyfikacji i przetwarzania danych.
2. Firma inwestycyjna jest obowiązana zapewnić należyte zabezpieczenie pomieszczeń, w których jest prowadzone archiwum, prowadzenie ewidencji korzystania z archiwum oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie archiwum.
3. Firma inwestycyjna jest obowiązana zapewnić osobom upoważnionym niezwłoczny wgląd do dokumentów oraz danych, o których mowa w ust. 1.

Bank powierniczy, z zastrzeżeniem § 99, przechowuje i archiwizuje, przez okres 5 lat od dnia sporządzenia lub otrzymania, formularze umów zawartych z klientami, dokumenty pełnomocnictw oraz innych umów zawartych w związku z prowadzeniem rachunków, a także wszystkie inne dokumenty związane z prowadzeniem rachunków oraz dokonywaniem rozliczeń. Przepisy § 95 ust. 5-7 oraz § 96 stosuje się odpowiednio.

Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do banków, o których mowa w art. 70 wyłączenie stosowania przepisów o uczestnictwie w obrocie instrumentami finansowymi ust. 2 ustawy.

W przypadku umów oraz dokumentów pełnomocnictw określonych w niniejszym rozdziale okres 5 lat liczony jest od pierwszego dnia następującego po roku, w którym rozwiązano umowę lub wygasło pełnomocnictwo.

1. Firma inwestycyjna wykonuje czynności związane z ustanawianiem i realizacją zabezpieczeń spłaty kredytów na nabycie instrumentów finansowych na podstawie umowy między bankiem a klientem lub bankiem a uprawnionym z instrumentów finansowych zapisanych na rachunku zbiorczym, do której przystępuje, lub na podstawie odrębnej umowy między bankiem a firmą inwestycyjną, zgodnie z którą firma inwestycyjna jest obowiązana do dokonywania czynności zmierzających do ustanowienia i realizacji zabezpieczenia udzielonego przez bank kredytu.
2. Umowa, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać w szczególności określenie:
1) instrumentów finansowych, które mogą być kupowane za środki pieniężne pochodzące z kredytu;
2) terminu spłaty kredytu;
3) rodzaju i wysokości wymaganego od klienta lub uprawnionego z instrumentów finansowych zapisanych na rachunku zbiorczym zabezpieczenia spłaty kredytu;
4) sposobu dokonywania przez firmę inwestycyjną wyceny instrumentów finansowych stanowiących zabezpieczenie;
5) warunków i terminów dokonywania i znoszenia przez firmę inwestycyjną blokady instrumentów finansowych i środków pieniężnych, stanowiących zabezpieczenie spłaty kredytu, o ile blokada jest przewidziana;
6) trybu i terminów przekazywania bankowi przez firmę inwestycyjną informacji o aktualnej wysokości zabezpieczenia;
7) sposobu postępowania firmy inwestycyjnej w przypadku spadku wysokości zabezpieczenia poniżej wymaganego poziomu;
8) sposobu postępowania firmy inwestycyjnej z instrumentami finansowymi i środkami pieniężnymi klienta lub uprawnionego z instrumentów finansowych zapisanych na rachunku zbiorczym w przypadku niezrealizowania przez niego zobowiązań z umowy kredytu;
9) obowiązku informowania banku przez firmę inwestycyjną o każdym przypadku zajęcia przez organy egzekucyjne lub inne uprawnione podmioty instrumentów finansowych lub środków pieniężnych kredytobiorcy stanowiących zabezpieczenie kredytu.